Le formulaire W-9 pour les entrepreneurs indépendants aux États Unis

Le formulaire W-9 pour les entrepreneurs indépendants aux États Unis

Dans de nombreux cas, une entreprise engagera un entrepreneur indépendant pour effectuer un travail pour elle. C’est notamment le cas lorsqu’elle a besoin de quelqu’un qui possède des compétences spécialisées ou une autre expertise que l’entreprise ne possède pas en interne. Dans ce cas, il existe certaines obligations fiscales liées à l’embauche d’une personne en tant qu’entrepreneur indépendant plutôt qu’en tant qu’employé.

Le formulaire W-9 est nécessaire aux entreprises pour enregistrer les paiements effectués aux entrepreneurs indépendants. Ce formulaire est utilisé lorsque l’entrepreneur gagne 600 dollars ou plus auprès d’une entreprise au cours de l’année fiscale et nécessite de remplir des informations telles que le nom de l’entrepreneur, son numéro d’identification fiscale, son numéro de sécurité sociale et son adresse. Ce document ne doit être remis à l’IRS ni par l’expéditeur ni par le destinataire ; mais, si nécessaire, il peut être fourni sous forme électronique sur un site Web crypté auquel seuls les employés autorisés auront accès au cas où des incohérences apparaîtraient ultérieurement.

Qu’est-ce que le formulaire W-9?

Le formulaire W-9 est un formulaire à remplir par tout entrepreneur indépendant dont les revenus ont été retenus pour les impôts fédéraux au taux forfaitaire de 24 %. Lorsqu’ils remplissent le formulaire W-9, les entrepreneurs sont tenus de fournir à leur employeur ou à la société qui les embauche toutes les informations pertinentes, y compris leur nom et leur adresse. Le formulaire demande également s’il y a eu des changements de statut depuis la déclaration d’impôt de l’année dernière en ce qui concerne le statut de déclaration, les personnes à charge déclarées, les recettes brutes provenant de la vente de services en tant qu’entrepreneur indépendant au cours de chaque trimestre de l’année en cours. Il est important, tant pour l’entreprise qui reçoit un W-9 que pour la personne qui le remplit, de le protéger contre le vol d’identité. Pour cette raison, le formulaire W-9 exige l’inscription d’un numéro d’identification fiscale ou d’un numéro de sécurité sociale qui sont protégés pendant la transmission des informations ainsi qu’après leur réception.

La plupart des gens ne savent pas que le formulaire W-9 est utilisé par de nombreuses institutions financières pour demander des informations à leurs clients. Cela peut prêter à confusion, car les demandeurs ont généralement déjà votre numéro d’identification fiscale, qui est généralement nécessaire lors de l’ouverture d’un compte auprès d’eux afin que vous puissiez recevoir des dividendes et des intérêts – à moins qu’ils ne demandent s’il est acceptable que quelqu’un d’autre ou une autre société les perçoive en votre nom au lieu de passer directement par la banque où vous détenez un compte. Lorsque vous remplissez le formulaire W-9, il est important de vous assurer que vous n’êtes pas classé comme un entrepreneur indépendant. Sinon, la différence d’impôts sera substantielle et pourrait entraîner des difficultés financières pour les deux parties concernées.

La conclusion d’un contrat avec votre employeur peut entraîner des conséquences inattendues lorsqu’il vous demande de remplir le formulaire W-9 au lieu d’être payé directement par lui – surtout si ce scénario s’applique uniquement parce que l’entreprise part du principe que tous les employés doivent remplir leur propre déclaration d’impôt en leur nom avant que d’autres fournisseurs de services ou de biens puissent le faire en leur nom, mais qu’elle néglige de demander si cette classification doit s’appliquer en fonction du statut de la personne au travail (c’est-à-dire employé ou travailleur indépendant).

Les processus de remplissage du formulaire W-9

  • Inscrivez votre nom exactement comme il apparaît sur votre déclaration d’impôts.
  • Vous devez remplir les informations relatives à votre entreprise, notamment votre nom et celui de votre entité ignorée.
  • Pour déterminer le type d’entité commerciale, cochez l’option appropriée. Vous saurez ainsi si votre type d’entreprise est une entreprise individuelle, puisque c’est ce que font la majorité des individus, ou s’ils ont effectué des démarches administratives.
  • Lorsque vous remplissez un W-9, faites attention au code du bénéficiaire exonéré qui convient à votre situation. La section « Bénéficiaires exonérés » des instructions du formulaire énumère plusieurs entités différentes qui peuvent avoir besoin de leurs propres codes d’exonération en fonction de ce dont elles reçoivent le paiement – par exemple, les sociétés qui se font payer des intérêts utiliseraient le code « 5 ».
  • Vous pouvez être exempté des exigences de déclaration de la loi sur le respect des obligations fiscales relatives aux comptes étrangers (FATCA). Mais si tel est le cas, vous devez saisir un code dans l’une ou l’autre de ces cases, et aucun de ces codes ne s’applique aux free-lances ou aux entrepreneurs indépendants.
  • Dans le cas d’un propriétaire unique, considérez votre adresse personnelle comme l’adresse professionnelle sur le formulaire W-9.
  • Il est important que vous fournissiez votre nom et votre adresse au demandeur. Cela l’aidera à savoir qui a donné son numéro d’identification fiscale, au cas où quelque chose se produirait ultérieurement, par exemple un changement d’adresse ou la perte de documents en raison d’une catastrophe naturelle.
  • Il vous faut un numéro d’identification fiscale (TIN) qui peut être soit un numéro d’identification de l’employeur, soit un numéro de sécurité sociale individuel si vous travaillez en tant que propriétaire unique. L’IRS préfère le numéro de sécurité sociale individuel sur le formulaire W-9, mais certaines entreprises proposent désormais leurs propres numéros d’identification fiscale (EIN) à l’usage des employés. Il est important de conserver également tous les formulaires afin de pouvoir les faire correspondre à la déclaration que vous ferez en utilisant un numéro de sécurité sociale.
  • L’IRS exige que vous disposiez d’un numéro d’identification électronique (EIN) pour pouvoir déclarer vos impôts. Si c’est le cas, vous devez remplir quelques conditions avant de déposer votre déclaration : premièrement, demandez et recevez votre numéro ; deuxièmement, écrivez « applied for » si vous ne l’avez pas en main lorsque vous remplissez le formulaire W-9. Votre NIC (numéro d’identification du contribuable) vous sera utile dès que possible, car sans lui, la retenue à la source peut entrer en vigueur, ce qui peut signifier la retenue de 30 % des paiements effectués par des tiers, tels que les banques ou les services de paie, jusqu’à ce qu’ils puissent confirmer auprès de leur banque qui est propriétaire de quel compte contribuant aux fonds à un moment donné – ce qui signifie plus de travail que nécessaire.
  • Les services fiscaux ne vous feront pas de cadeau si vous mentez sur un formulaire fiscal. Effectuez cette démarche correctement et signez le W-9, sinon vous risquez d’être pénalisé par le gouvernement.

Les détails à ne pas oublier lors du processus de remplissage du formulaire W-9

Le formulaire W-9 est un formulaire que l’on peut vous demander de remplir lors de l’achat ou de la vente d’un bien immobilier. Vous ne devez jamais utiliser ce formulaire s’il s’agit de la vente d’un bien immobilier et il importe peu que vous soyez soumis à la retenue de sauvegarde, mais il existe d’autres cas où l’utilisation du formulaire W-9 peut s’avérer nécessaire, comme les transactions d’achat impliquant des opérations sur titres. Il est arrivé que des personnes soient désignées comme étant soumises à la retenue par l’IRS en raison d’une sous-déclaration dans leurs déclarations fiscales.